Monissa maissa, yrityksesi koosta riippuen, on usein pakollista laatia kirjallinen riskinarviointiprotokolla, joka koskee henkilöstösi turvallisuutta, sekä fyysistä että henkistä.
Vaikka mahdollisten onnettomuuksien luetteloiminen saattaa vaikuttaa suhteellisen helpolta, henkisen terveyden haasteiden ja niiden laukaisijoiden arviointi voi olla melko hankalaa.
Olemme koonneet tämän työpaikan henkisen terveyden riskinarviointimallin, jossa tunnistetaan alueet ja kysymykset, joita voit muokata ja soveltaa omaan tilanteeseesi, auttaaksemme sinua alkuun!
Muista, että jotta tämä toimisi ja olisi merkityksellistä, sinun on oltava mahdollisimman realistinen ja rehellinen luetellessasi mahdollisia riskejä ja nykyisiä tilanteita. Todellinen ymmärrys tilanteesta on ensimmäinen askel kohti muutosta!
I – Tunnista riskit ja mahdolliset stressitekijät
Nämä voivat vaihdella yrityksen tyypin, toimialan, koon ja sen mukaan, onko se täysin etätyötä tekevä vai ei, mutta yleisesti ottaen voimme tunnistaa 7 stressitekijäaluetta, joita käsittelemme alla. Kunkin osion alla olemme hahmotelleet joitakin kysymyksiä, joihin saatat haluta kirjoittaa vastaukset, olipa se sitten “Kyllä”, “Ei” tai “En ole varma”.
1. Ympäristö
Se voi tarkoittaa:
Ergonominen asennus
Valo- ja ilmanlaatu
Tilavuus
Melusaaste
Mukava lämpötila (liian kylmä tai liian lämmin)
Esteetön suunnittelu (vaikeasti saavutettava liikuntarajoitteisille…)
Nämä ovat vain muutamia ympäristöön liittyviä stressitekijöitä, jotka voit mahdollisesti tunnistaa työtilassasi.
Kun tunnistat riskejä ympäristöosiossa, vastaa parhaan kykysi mukaan seuraaviin kysymyksiin:
Onko fyysisiä vaaroja (melu, lämpötila, kemikaalit jne.)?
Onko totta, että työn fyysisiä ja henkisiä vaatimuksia ei ole otettu huomioon työpaikan suunnittelussa suhteessa työntekijöiden kykyihin?
Jos tiimisi on hybridi tai täysin etätyötä tekevä, kysy itseltäsi, millaista tukea yritys tällä hetkellä tarjoaa varmistaakseen, että jokaisella työntekijällä on turvallinen työympäristö kotitoimistossaan.
Vaikea ajatella laatikon ulkopuolella, kun olet siinä
2. Roolivaatimukset
Se sisältää:
Korkea työmäärä
Usein ylitöitä
Vaatimukset eivät ole linjassa työnkuvan kanssa
Korkea tahti
Tässä on joitakin ehdotettuja kysymyksiämme, joihin kannattaa vastata rehellisesti:
Työskentelevätkö työntekijät säännöllisesti tai tilapäisesti korkean paineen alla (kiiretyö, tiukat aikarajat)?
Ovatko työntekijöiden työpäivät säännöllisesti tai tilapäisesti pitkiä?
Onko työtaakka säännöllisesti tai tilapäisesti erittäin korkea?
Onko työ yksitoikkoista?
Onko totta, että työntekijät eivät tiedä, mitkä heidän vastuunsa ovat?
Onko työntekijöille asetettu ristiriitaisia vaatimuksia?
Täyttämättömät odotukset ovat suuria stressitekijöitä
3. Hallinta/johtaminen
Asioita kuten:
mikrojohtaminen,
kuinka paljon vapautta henkilöstöllä on työnsä suorittamisessa
pullonkaulat
Ehdotetut kysymykset:
Aloittavatko uudet työntekijät työnsä ilman asianmukaista perehdytyskoulutusta ja ohjausta?
Puutteeko työntekijöiltä mahdollisuus vaikuttaa siihen, miten he tekevät työnsä?
Puutteeko työntekijöiltä mahdollisuus vaikuttaa työnsä sisältöön?
Puutteeko työntekijöiltä mahdollisuus suunnitella työnsä, tehdä omia päätöksiä ja ottaa vastuuta?
Ovatko tehtävät niin pirstoutuneita, että työntekijät eivät ymmärrä panostaan lopputuotteeseen?
Onko yhteistyö työntekijäryhmien (esim. osastojen) välillä huonoa?
Onko työntekijöiden kesken henkilökohtaisia tai ryhmien välisiä konflikteja?
Jäävätkö työongelmat ja ongelmat työntekijöiden ja johdon välillä ratkaisematta?
Onko kilpailu työntekijöiden kesken kovaa?
Esiintyykö kiusaamista tai häirintää?
Avoin tila vai tila juoruille?
6. Muutos
Tiedätkö sinä ja kollegasi:
Kuinka muutoksia käsitellään?
Kuinka se viestitään?
Ehdotetut kysymykset tutkittavaksi:
Onko totta, että työntekijät jäävät ilman tukea muutosten aikana tai kun yrityksen tulevaisuus on epävarma, välttääkseen tyytymättömyyttä?
7. Muut / henkilökohtaiset
Kaikki, mikä liittyy erityistapauksiin, yksilöllisiin tilanteisiin. Jos jollakulla on erityistarpeita, jotka saattavat laukaista mielenterveysongelmia…
Mitä nyt?
Arvioidaksesi yrityksesi riskitasot, tarkista, kuinka monta näistä kysymyksistä vastattiin myönteisesti.
Suosittelemme, että on parempi olla tiukka kuin lepsu näihin kysymyksiin vastatessa. Se auttaa parantamaan tilannetta nopeammin.
Yksi tapa arvioida riskiä voisi olla seuraava:
Riskitaso 0: yhtään vastausta ei vastattu myönteisesti.
Riskitaso 1: oli korkeintaan kaksi “KYLLÄ” vastausta yhteensä kaikissa kysymyksissä
Riskitaso 2: oli vähintään yksi “KYLLÄ” vastaus jokaisessa alakategoriassa
Riskitaso 3: viisi tai useampia “KYLLÄ” vastauksia.
Jos huomaat, että yrityksesi tai tiimisi on riskitasolla 2 tai 3, tässä on joitakin toimenpiteitä, joihin kannattaa kiinnittää huomiota, jotta voit alkaa parantaa pisteitäsi ja yrityksesi yleistä hyvinvointia:
Roolin osalta
Määritä selvästi työntekijöiden tehtävät, toiminnot ja vastuut.
Varmista, että riittävät resurssit ovat yleensä saatavilla, erityisesti korkean kysynnän aikoina.
Järjestä uudelleen toimintoja ja työnkulkua välttääksesi pullonkauloja ja toistuvia korkeiden työmäärien aikoja.
Ilmoita työntekijöille etukäteen tuotantosuunnitelmista ja mahdollisesti korkeiden stressiaikojen ajankohdista.
Seuraa työmäärää ja tarkista systemaattisesti, miten työntekijät selviytyvät erittäin korkeista fyysisistä ja henkisistä työmääristä.
Pidä ylityöt minimissä ja sovi keinoista kompensoida erittäin korkeiden työmäärien aikoja.
Varmista, että työntekijöillä on riittävä koulutus ja taidot tehtäviensä suorittamiseen.
Kehota työntekijöitä kehittämään jatkuvasti taitojaan.
Laajenna työnkuvaa monipuolistamaan tehtäviä.
Tehtävien hallinnan osalta
Keskustele työntekijöiden ja heidän edustajiensa kanssa työn organisoinnista, sisällöstä ja määrästä.
Näytä luottamusta työntekijöihisi delegoimalla vastuuta ja ongelmanratkaisua.
Seuraa jatkuvasti työntekijöiden tyytyväisyyttä työhönsä.
Lisää työntekijöiden osallistumisen tunnetta työhönsä esimerkiksi korostamalla heidän työnsä laajempaa vaikutusta ja heidän rooliaan ja panostaan lopputuotteeseen tai -palveluun.
Ota käyttöön joustavat työajat ja perheystävälliset ratkaisut.
Pidä kokous keskustellaksesi työntekijöiden välillä olevista ongelmista. Kehota työntekijöitä löytämään ongelmien syyt ja ratkaisut.
Tarjoa koulutusta henkilökohtaisten konfliktien ratkaisemiseen. Varmista erityisesti, että esimiehet ovat saaneet tarvittavan koulutuksen ja voivat johtaa ihmisiä.
Kehitä ja toteuta kiusaamisen vastainen käytäntö.
Tuen osalta
Opeta esimiehiä antamaan rakentavaa palautetta ja kuinka kiittää ja tukea alaisia.
Viestitä työntekijöille ja heidän edustajilleen selkeästi ja julkisesti kaikista suunnitelluista muutoksista (mukaan lukien irtisanomiset) ennen, aikana ja jälkeen muutokset.
Salli työntekijöiden keskustella ja vaikuttaa muutoksiin.
Tarjoa erityiskoulutusta ja ammatillista neuvontaa irtisanottaville työntekijöille heidän tulevista uramahdollisuuksistaan.
Vaikka löydätkin itsesi alhaisella riskitasolla, tämä ei saisi estää sinua käsittelemästä näitä asioita. Jätettynä “hoitamatta”, ongelmat yleensä kasvavat sen sijaan, että häviäisivät itsestään.
II – Arvioi, mikä on jo käytössä (kolmannet osapuolet, koulutus..)
Tämä on tilaisuutesi tarkistaa perusteellisesti, mitä yritys on jo pannut toimeen ja mitä se tarjoaa työntekijöille riskien tarkkailemiseen ja vähentämiseen.
Listaa yrityksen tekemät toimenpiteet työtilan tai etätyöjärjestelyn parantamiseksi
Selitä, mikä on tehty varmistaaksesi, että odotukset vastaavat todellisuutta työmäärän ja johtamisen osalta
Jaa, millaista joustavuutta henkilöstöllä on tehtäviensä suhteen
Listaa, millaista tukea henkilöstölle tarjotaan tällä hetkellä mielenterveyden ja hyvinvoinnin osalta
Jaa yrityksen kulttuurista, ohjeista, arvoista ja säännöistä.
Selitä, miten muutoksia käsitellään ja viestitään koko yritykselle
Nyt olet valmis tekemään suunnitelman edistymistä varten!
III – Toimintasuunnitelma henkisen terveyden ja hyvinvoinnin parantamiseksi
Laadi suunnitelma!
Nyt, kun olet tunnistanut riskit ja selvittänyt mitä on jo olemassa, on vielä muutamia tärkeitä asioita tehtävänä:
Pysy innovaatioiden kärjessä ja tutki, mitä voidaan parantaa kussakin alueella ja mitä tehdä kriisi/hätätilanteessa
Tarvittaessa paranna prosesseja (kuinka henkilöstöä tiedotetaan olemassa olevista asioista)
Nimeä selkeä vastuu. Ilman virallista vastuuhenkilöä vastuu voi nopeasti pudota yhteisten asioiden limboon
Aseta määräaika uusille toteutuksille
Seuraa, arvioi ja päivitä säännöllisesti
Ei ole koskaan liian myöhäistä aloittaa yrityksesi henkisen terveyden ja hyvinvoinnin riskien arviointia.
Se voi vaikuttaa pelottavalta aluksi, mutta sen ei tarvitse olla.
Aloita siitä, mitä tiedät, ja ota tarvittaessa ammattilaisten ja kolmansien osapuolten apua. Älä oleta vastauksia, ole rehellinen ja näe tiimisi henkisen terveyden parantuvan matkan varrella!
Tunne riskit. Informoi niistä. Ole valmis auttamaan, kun niitä ilmenee.
Morgane luo myötätuntoista ja mukaansatempaavaa sisältöä, joka tekee mielenterveyskeskusteluista inhimillisempiä ja helpommin lähestyttäviä. Siffissä hän yhdistää tarinankerronnan ja strategian edistääkseen huolenpidon ja yhteyden kulttuuria työpaikalla.
