Monissa maissa, yrityksesi koosta riippuen, on usein pakollista laatia riskinarviointiprotokolla kaikesta, mikä liittyy henkilökuntasi turvallisuuteen, niin fyysiseen kuin henkiseenkin.
Vaikka mahdollisten onnettomuuksien listaaminen saattaa vaikuttaa suhteellisen helpolta, voi olla melko hankalaa arvioida mielenterveyshaasteita ja niiden laukaisijoita.
Olemme koonneet tämän työpaikan mielenterveyden riskinarviointimallin, tunnistaneet alueita ja kysymyksiä, joihin kannattaa kiinnittää huomiota ja joita voit muokata ja mukauttaa omaan tilanteeseesi sopiviksi auttaaksemme sinua alkuun pääsemisessä!
Muista, että tämän toimiakseen ja ollakseen relevanttia, sinun on oltava mahdollisimman realistinen ja rehellinen listatessasi mahdolliset riskit ja nykyiset tilanteet. Tilanteen todellinen ymmärtäminen on ensimmäinen askel kohti muutosta!
I – Tunnista riskit ja mahdolliset stressitekijät
Nämä voivat vaihdella yrityksen tyypin, toimialan, koon ja sen mukaan, onko se täysin etätyössä vai ei, mutta yleisesti ottaen voimme tunnistaa 7 stressitekijäaluetta, joita käsittelemme alla. Kunkin osion alla olemme hahmotelleet joitakin kysymyksiä, joihin saatat haluta kirjoittaa vastauksen, olipa se sitten “Kyllä”, “Ei” tai “En ole varma”.
1. Ympäristö
Se voi tarkoittaa:
Ergonominen asettelu
Valo ja ilmanlaatu
Tilavuus
Melusaaste
Mukava lämpötila (liian kylmä tai liian lämmin)
Esteetön suunnittelu (vaikeapääsyinen liikuntarajoitteisille…)
Nämä ovat vain muutamia ympäristön stressitekijöitä, jotka voit mahdollisesti tunnistaa työtilassasi.
Tunnistaessasi riskejä ympäristön osiossa, vastaa mahdollisimman hyvin seuraaviin kysymyksiin:
Onko fyysisiä vaaroja (melu, lämpötila, kemikaalit jne.)?
Onko totta, että työpaikan suunnittelussa ei ole otettu huomioon työn fyysisiä ja henkisiä vaatimuksia suhteessa työntekijöiden kykyihin?
Jos tiimisi on hybridimuodossa tai täysin etätyössä, mieti, millaista tukea yritys tällä hetkellä tarjoaa varmistaakseen, että jokaisella työntekijällä on turvallinen työympäristö kotitoimistossaan.
Vaikea ajatella laatikon ulkopuolella, kun olet siinä
2. Roolivaatimukset
Se käsittää:
Korkea työkuorma
Usein ylitöitä
Vaatimukset eivät vastaa työkuvausta
Korkea tahti
Tässä on joitakin ehdotettuja kysymyksiä, joihin vastata rehellisesti:
Työskentelevätkö työntekijät säännöllisesti tai tilapäisesti korkeapaineisissa olosuhteissa (kiiretyö, tiukat määräajat)?
Ovatko työntekijöiden työpäivät säännöllisesti tai tilapäisesti pitkiä?
Onko työkuorma säännöllisesti tai tilapäisesti erittäin korkea?
Onko työ yksitoikkoista?
Onko totta, että työntekijät eivät tiedä, mitkä heidän vastuunsa ovat?
Onko työntekijöille asetettu ristiriitaisia vaatimuksia?
Täyttämättömät odotukset ovat suuria stressitekijöitä
3. Hallinta/johtaminen
Asioita kuten:
mikromanageeraus,
kuinka paljon vapautta henkilöstöllä on työnsä suorittamisessa
pullonkaulat
Ehdotetut kysymykset:
Aloittavatko uudet työntekijät työn ilman riittävää johdantokoulutusta ja ohjausta?
Puutteeko työntekijöiltä mahdollisuus vaikuttaa siihen, miten he työskentelevät?
Puutteeko työntekijöiltä mahdollisuus vaikuttaa työnsä sisältöön?
Puutteeko työntekijöiltä mahdollisuus suunnitella työtään, tehdä omia päätöksiä ja ottaa vastuuta?
Ovatko tehtävät niin pirstaleisia, että työntekijät eivät ymmärrä panostaan lopputuotteeseen?
Onko työaika kiinteä?
Missä vaiheessa ohjaus muuttuu mikromanageeraukseksi?
Jäävätkö työongelmat ja ongelmat työntekijöiden ja johdon välillä ratkaisematta?
Onko työntekijöiden välinen kilpailu voimakasta?
Esiintyykö kiusaamista tai häirintää?
Avoin tila vai tila juoruilulle?
6. Muutokset
Tiedätkö sinä ja kollegasi:
Kuinka muutokset käsitellään?
Kuinka niistä tiedotetaan?
Ehdotetut kysymykset tutkittavaksi:
Onko totta, että työntekijät jätetään ilman tukea muutosten aikana tai kun yrityksen tulevaisuus on epävarma, välttääkseen tyytymättömyyttä?
7. Muut / henkilökohtaiset
Mikä tahansa liittyy tiettyihin tapauksiin, yksi-yhteen tilanteisiin. Jos jollain on erityistarpeita, jotka voivat laukaista mielenterveysongelmia…
Mitä nyt?
Arvioidaksesi yrityksesi riskitasot, tarkista kuinka moneen näistä kysymyksistä vastattiin myönteisesti.
Suosittelemme, että on parempi olla tiukka kuin lepsu näihin kysymyksiin vastatessa. Tämä auttaa parantamaan tilannetta nopeammin.
Yksi tapa arvioida riskiä voisi olla seuraava:
Riski taso 0: ei myönteisiä vastauksia.
Riski taso 1: korkeintaan kaksi “KYLLÄ” vastausta yhteensä kaikista kysymyksistä
Riski taso 2: ainakin yksi “KYLLÄ” vastaus jokaisessa alakategoriassa
Riski taso 3: viisi tai useampi “KYLLÄ” vastausta.
Jos huomaat, että yrityksesi tai tiimisi on riskitasolla 2 tai 3, tässä on joitakin toimenpiteitä, joihin kannattaa kiinnittää huomiota aloittaaksesi pisteidesi ja yrityksesi yleisen hyvinvoinnin parantamisen:
Roolin osalta
Määrittele selkeästi työntekijöiden tehtävät, toiminnot ja vastuut.
Varmista, että riittävät resurssit ovat yleisesti saatavilla, erityisesti korkean kysynnän aikana.
Järjestele uudelleen toiminnot ja työnkulku pullonkaulojen ja toistuvien korkeiden työkuormien välttämiseksi.
Ilmoita työntekijöille etukäteen tuotantosuunnitelmista ja mahdollisista korkean stressin jaksoista.
Seuraa työkuormaa ja tarkista järjestelmällisesti, kuinka työntekijät selviytyvät erittäin korkeista fyysisistä ja henkisistä työkuormista.
Pidä ylityöt minimissä ja sovi tavoista korvata erittäin suuren työkuorman jaksot.
Varmista, että työntekijöillä on riittävä koulutus ja taidot tehtäviensä suorittamiseen.
Kannusta työntekijöitä kehittämään jatkuvasti taitojaan.
Laajenna työnkuvaa työn monipuolistamiseksi.
Tehtävänhallinnan osalta
Keskustele työntekijöiden ja heidän edustajiensa kanssa työn organisoinnista, sisällöstä ja määrästä.
Näytä luottamusta työntekijöihisi antamalla vastuu ja ongelmanratkaisu heidän käsiinsä.
Seuraa jatkuvasti työntekijöiden tyytyväisyyttä työhönsä.
Paranna työntekijöiden osallisuuden tunnetta työhönsä, esimerkiksi korostamalla heidän työnsä laajempaa vaikutusta ja korostamalla heidän rooliaan ja panostaan lopputuotteeseen tai -palveluun.
Ota käyttöön joustavat työajat ja perheystävälliset ratkaisut.
Pidä kokous keskustellaksesi työntekijöiden keskuudessa olevista ongelmista. Kannusta työntekijöitä löytämään ongelmien syyt ja ratkaisut.
Tarjoa koulutusta henkilökohtaisessa konfliktinratkaisussa. Varmista erityisesti, että esimiehillä on tarvittava koulutus ja että he osaavat johtaa ihmisiä.
Kehitä ja toteuta kiusaamisen vastainen käytäntö.
Tuen osalta
Opeta esimiehiä antamaan rakentavaa palautetta ja kehumaan ja tukemaan alaisiaan.
Järjestä asianmukainen perehdytyskoulutus uusille työntekijöille; ota mukaan kokeneet työntekijät uusien työntekijöiden oppaina, opettajina ja mentoreina.
Kommunikoi työntekijöille ja heidän edustajilleen selkeästi ja julkisesti kaikista suunnitelluista muutoksista (mukaan lukien irtisanomiset) ennen, aikana ja jälkeen muutosten.
Salli työntekijöiden keskustella ja vaikuttaa muutoksiin.
Tarjoa erikoistunutta koulutusta ja ammatillista neuvontaa irtisanottaville työntekijöille heidän tulevaisuuden uramahdollisuuksiensa suhteen.
Vaikka löydät itsesi matalan riskitason tasolla, tämä ei saisi estää sinua käsittelemästä näitä asioita. Jättäessäsi ne “hoitamatta”, ongelmat tapaavat kasvaa ennemmin kuin kadota itsestään.
II – Arvioi, mitä on jo olemassa (kolmannen osapuolen, koulutus..)
Tämä on tilaisuutesi tarkastella huolellisesti, mitä yritys on jo toteuttanut ja tarjoaa työntekijöille riskien seuraamiseksi ja vähentämiseksi.
Luettele yrityksen tekemät ponnistelut työtilan tai etätyöjärjestelyjen parantamiseksi
Selitä, mitä on toteutettu varmistaaksesi, että odotukset vastaavat todellisuutta työkuorman ja johtamisen osalta
Jaa, millaista joustavuutta henkilöstöllä on tehtäviensä suhteen
Luettele, millaista tukea henkilöstölle tällä hetkellä tarjotaan mielenterveyden ja hyvinvoinnin osalta
Jaa yrityskulttuurista, ohjeista, arvoista ja säännöistä.
Selitä, kuinka muutokset käsitellään ja kommunikoidaan koko yritykselle
Nyt olet valmis tekemään suunnitelman kohti edistystä!
III – Toimintasuunnitelma MH:n ja hyvinvoinnin parantamiseksi
Ole suunnitelma!
Nyt kun olet tunnistanut riskit ja tunnistanut, mitä on tällä hetkellä toteutettu, on vielä muutamia tärkeitä asioita tehtävänä:
Pysy ajan tasalla innovaatioista ja tutki, mitä voidaan parantaa kussakin alueessa ja mitä tehdä kriisin/hätätilanteessa
Tarvittaessa paranna prosesseja (kuinka henkilökunta saa tietoa siitä, mitä on toteutettu)
Määritä selkeä vastuu. Ilman virallista vastuuhenkilöä vastuu voi nopeasti jäädä yhteiseen limboon
Aseta määräaika uusien toteutusten toteuttamiselle
Seuraa, tarkista ja päivitä säännöllisesti
Ei ole koskaan liian myöhäistä aloittaa mielenterveys- ja hyvinvointiriskien arvioimista yrityksessäsi.
Se voi aluksi tuntua pelottavalta, mutta sen ei tarvitse olla sitä.
Aloita siitä, mitä tiedät ja hyödynnä ammattilaisten ja kolmansien osapuolien apua tarvittaessa. Älä oleta vastauksia, ole rehellinen ja näe tiimisi mielenterveyden paranevan matkan varrella!
Tunne riskit. Tiedota niistä. Ole valmis auttamaan, kun ne ilmenevät.
Morgane luo myötätuntoista ja mukaansatempaavaa sisältöä, joka tekee mielenterveyskeskusteluista inhimillisempiä ja helpommin lähestyttäviä. Siffissä hän yhdistää tarinankerronnan ja strategian edistääkseen huolenpidon ja yhteyden kulttuuria työpaikalla.
