Työpaikan mielenterveyden riskinarviointimalli

Construction worker

Monissa maissa yrityksesi koosta riippuen on usein pakollista, että on kirjattu riskinarviointiprotokolla kaikkeen, mikä liittyy henkilöstösi turvallisuuteen, sekä fyysiseen että henkiseen.
Vaikka mahdollisten onnettomuuksien listaaminen saattaa vaikuttaa suhteellisen helpolta, henkisen terveyden haasteiden ja niiden laukaisevien tekijöiden arvioiminen voi olla melko hankalaa.
Olemme koonneet tämän työpaikan mielenterveysriskien arviointipohjan, joka tunnistaa alueet ja kysymykset, joita voit muokata ja soveltaa omaan tilanteeseesi, auttaaksesi sinua pääsemään alkuun! 
Muista, että jotta tämä toimisi ja olisi merkityksellistä, sinun on oltava mahdollisimman realistinen ja rehellinen listatessasi mahdollisia riskejä ja nykyisiä tilanteita. Tilanteen todellinen ymmärtäminen on ensimmäinen askel kohti muutosta!

I – Tunnista riskit ja mahdolliset stressitekijät

Nämä voivat olla erilaisia riippuen yrityksen tyypistä, toimialasta, koosta ja siitä, onko se täysin etätyöskentelyä vai ei, mutta yleisesti voimme tunnistaa 7 stressin aiheuttajaa, joita käsittelemme alla. Olemme eritelty jokaisessa osiossa joitain kysymyksiä, joihin saatat haluta kirjata vastauksen, olipa se “Kyllä”, “Ei” tai “En ole varma”.

Riskien tunnistaminen on vasta puolet taistelusta.

Älä käytä tunteja manuaaliseen taulukoiden seurantaan. Siffin alusta automatisoi arviointiprosessin, antaen sinulle reaaliaikaisia tietoja stressitasoista ja psykologisesta turvallisuudesta koko organisaatiossasi.

1. Ympäristö

Se voi tarkoittaa:
  • Ergonominen asennus
  • Valo ja ilmanlaatu
  • Tilavuus
  • Melusaaste
  • Mukava lämpötila (liian kylmä tai liian lämmin)
  • Inklusiivinen suunnittelu (vaikea pääsy liikuntarajoitteisille…)
Nämä ovat vain muutamia ympäristöstressitekijöitä, jotka voit mahdollisesti tunnistaa työpaikallasi.
Kun tunnistat riskejä ympäristöosiossa, vastaa parhaan kykysi mukaan seuraaviin kysymyksiin:
  • Onko fyysisiä vaaroja (melu, lämpötila, kemikaalit jne.)?
  • Voidaanko sanoa, että työn fyysiset ja henkiset vaatimukset eivät ole huomioitu työpaikan suunnittelussa työntekijöiden kykyjen suhteen?
Jos tiimisi on hybridimalli tai täysin etätyö, kysy itseltäsi, millaista tukea yritys tällä hetkellä tarjoaa varmistaakseen, että jokaisella työntekijällä on turvallinen työympäristö kotitoimistossaan.
Vaikeaa ajatella laatikon ulkopuolella, kun olet siinä sisällä

2. Roolivaatimukset

Se sisältää:
  • Korkea työkuorma
  • Usein ylityöt
  • Vaateet eivät vastaa työnkuvausta
  • Korkea tahti
Tässä on joitakin ehdotettuja kysymyksiämme vastattavaksi rehellisesti:
  • Työskentelevätkö työntekijät säännöllisesti tai tilapäisesti korkean paineen alla (kiiretyö, tiukat määräajat)?
  • Ovatko työntekijöiden työpäivät säännöllisesti tai tilapäisesti pitkiä?
  • Onko työkuorma säännöllisesti tai tilapäisesti erittäin korkea?
  • Onko työ yksitoikkoista?
  • Voidaanko sanoa, että työntekijät eivät tiedä, mitkä heidän vastuunsa ovat?
  • Onko työntekijöille asetettu ristiriitaisia vaatimuksia?
Täyttämättömät odotukset ovat suuria stressitekijöitä

3. Kontrolli/hallinta

Asiat kuten:
  • mikrojohtaminen,
  • kuinka paljon vapautta henkilöstöllä on työnsä suorittamisessa
  • pullonkaulat
Ehdotetut kysymykset:
  • Aloittavatko uudet työntekijät työskentelyn ilman riittävää perehdytyskoulutusta ja ohjausta?
  • Puutuuko työntekijöiltä mahdollisuus vaikuttaa siihen, miten he työskentelevät?
  • Puutuuko työntekijöiltä mahdollisuus vaikuttaa työnsä sisältöön?
  • Puutuuko työntekijöiltä mahdollisuus suunnitella työskentelyään, tehdä omia päätöksiä ja ottaa vastuuta?
  • Ovatko tehtävät niin pirstaleisia, ettei työntekijät ymmärrä panostaan lopputuotteeseen?
  • Onko työaika kiinteä?
Milloin ohjaus muuttuu mikrojohtamiseksi?

4. Tuki

Tämä voi tarkoittaa:
  • verkkoyhteydet ja offline resurssit, kuten sovellukset, ensiapukouluttajat ja kolmannet osapuolet
  • Juhlat/kannustus
  • ohjelmat ja koulutus yrityksen sisällä tai kolmannen osapuolen ammattilaisten kautta
Ehdotetut kysymykset:
  • Tuntevatko työntekijät puutetta sekä positiivisesta että negatiivisesta palautteesta?
  • Puutteeko työntekijöiltä tunnustusta ja palkitaanko heitä, kun he ylittävät odotukset?
  • Puutteeko työntekijöiltä tukea esimiehiltä ja kollegoilta?
Älä koskaan aliarvioi positiivisen palautteen voimaa

5. Ihmissuhteet

Tämä tarkoittaa:
  • Miten ihmiset puhuvat toisilleen,
  • olemassa oleva kulttuuri: rituaalit ja perinteet
  • miten hyviä ja huonoja käytöksiä käsitellään
  • konfliktien hallinta
Ehdotetut kysymykset:
  • Onko työpaikan sosiaalinen ilmapiiri huono?
  • Onko yhteistyö työntekijäryhmien (esim. osastojen) välillä huonoa?
  • Onko työntekijöiden keskuudessa henkilökohtaisia tai ryhmänsisäisiä konflikteja ?
  • Jäävätkö työongelmat ja ongelmat työntekijöiden ja johdon välillä ratkaisematta?
  • Onko kilpailu työntekijöiden välillä voimakasta?
  • Esiintyykö kiusaamista tai häirintää?
Avoin tila vai juoruilutila?

6. Muutos

Tietävätkö sinä ja kollegasi:
  • Miten muutoksia käsitellään?
  • Miten niistä tiedotetaan?
Ehdotetut kysymykset tutkittavaksi:
  • Onko totta, että työntekijät jäävät vaille tukea muutosten aikana tai kun yrityksen tulevaisuus on epävarma, jotta tyytymättömyyttä vältettäisiin?

7. Muut / henkilökohtaiset

Kaikki, mikä liittyy erityisiin tapauksiin, yksi-yhteen tilanteisiin. Jos kenelläkään on erityistarpeita, jotka saattavat laukaista mielenterveysongelmia…

Mitä nyt?

Arvioidaksesi yrityksesi riskitasoja, tarkista, kuinka moni näistä kysymyksistä vastattiin myönteisesti.
Suosittelemme olemaan tiukka sen sijaan, että oltaisiin joustava, kun vastaat näihin kysymyksiin. Se auttaa parantamaan tilannetta nopeammin.
Yksi tapa arvioida riskiä voisi olla seuraava: 
  • Riskitaso 0: ei yhtään myönteistä vastausta.
  • Riskitaso 1: enintään kaksi “KYLLÄ” vastausta yhteensä kaikista kysymyksistä
  • Riskitaso 2: vähintään yksi “KYLLÄ” vastaus jokaisessa alakategoriassa
  • Riskitaso 3: viisi tai enemmän “KYLLÄ” vastausta.

Haluatko rakentaa kultaisen standardin hyvinvointikulttuurin?

Pysy ajan tasalla uusimmista parhaista käytännöistä mielenterveysriskien hallinnassa, työuupumuksen tunnistamisesta progressiivisen johtajuuden hallitsemiseen.
Jos huomaat, että yrityksesi tai tiimisi on riskitasolla 2 tai 3, tässä on joitain toimenpiteitä, joihin kannattaa kiinnittää huomiota, jotta voisit alkaa parantaa pistemäärääsi ja yrityksesi yleistä hyvinvointia:
Roolin suhteen
  • Määrittele selkeästi työntekijöiden tehtävät, toiminnot ja vastuut.
  • Varmista, että riittävät resurssit ovat yleensä saatavilla, erityisesti suurten kysyntäaikojen aikana.
  • Järjestä toimintoja ja työnkulkua uudelleen pullonkaulojen ja toistuvien suurten työkuormien välttämiseksi.
  • Ilmoita työntekijöille etukäteen tuotantosuunnitelmista ja mahdollisista suurten stressin jaksoista.
  • Seuraa työkuormaa ja tarkista järjestelmällisesti, miten työntekijät selviävät erittäin suurista fyysisistä ja henkisistä työkuormista.
  • Pidä ylityöt minimissä ja sovi tavoista kompensoida erittäin suurten työkuormien aikoja.
  • Varmista, että työntekijöillä on riittävä koulutus ja taidot tehtäviensä suorittamiseen.
  • Kannusta työntekijöitä kehittämään taitojaan jatkuvasti.
  • Laajenna työtehtävien laajuutta työn monipuolistamiseksi.
Tehtävien hallinnan suhteen
  • Keskustele työntekijöiden ja heidän edustajiensa kanssa työn organisoinnista, sisällöstä ja määrästä.
  • Osoita luottamusta työntekijöihisi delegoimalla vastuuta ja ongelmanratkaisua.
  • Seuraa jatkuvasti työntekijöiden tyytyväisyyttä työhönsä.
  • Lisää työntekijöiden osallisuuden tunnetta työhönsä korostamalla esimerkiksi heidän työnsä laajempaa vaikutusta ja tuomalla esiin heidän roolinsa ja panoksensa lopputuotteeseen tai palveluun.
  • Ota käyttöön joustavat työajat ja perheystävälliset ratkaisut.
Sosiaalisen ilmapiirin suhteen
  • Kehitä ja toteuta toimenpiteitä konfliktien ratkaisemiseksi työpaikalla.
  • Pidä kokous, jossa käsitellään työntekijöiden välisiä olemassa olevia ongelmia. Kannusta työntekijöitä löytämään ongelmien syyt ja ratkaisut.
  • Tarjoa koulutusta ihmissuhdekonfliktien ratkaisemiseksi. Varmista erityisesti, että esimiehet ovat saaneet tarvittavan koulutuksen ja osaavat johtaa ihmisiä.
  • Kehitä ja toteuta kiusaamisen vastainen politiikka.
Tuen suhteen
  • Opeta esimiehiä antamaan rakentavaa palautetta sekä kehumaan ja tukemaan alaisia.
  • Järjestä kunnollinen perehdytyskoulutus uusille työntekijöille; ota kokeneet työntekijät mukaan oppaina, opettajina ja mentoreina uusille työntekijöille.
  • Viestitä työntekijöille ja heidän edustajilleen selkeästi ja julkisesti kaikista suunnitelluista muutoksista (mukaan lukien irtisanomiset) ennen, niiden aikana ja jälkeen.
  • Salli työntekijöiden keskustella ja vaikuttaa muutoksiin.
  • Tarjoa irtisanottaville työntekijöille erikoiskoulutusta ja ammatillista neuvontaa heidän tulevaan uraansa liittyen.
Vaikka olisitkin matalan riskitason tasolla, tämän ei pitäisi estää sinua puuttumasta näihin asioihin. Jätettynä “hoitamattomaksi” ongelmat yleensä kasvavat eivätkä katoa itsestään.

II – Arvioi, mitä on jo käytössä (kolmas osapuoli, koulutus..)

Tämä on tilaisuutesi tarkistaa perusteellisesti, mitä yritys on jo ottanut käyttöön ja tarjoaa työntekijöille riskien seuraamiseksi ja vähentämiseksi.
  1. Listaa yrityksen tekemät toimet työtilan tai etätyöskentelyjärjestelyjen parantamiseksi
  2. Selitä, mitä on käytössä varmistaakseen, että odotukset vastaavat todellisuutta työkuorman ja hallinnan suhteen
  3. Kerro, millaista joustavuutta henkilöstöllä on tehtäviensä suhteen
  4. Listaa, millaista tukea henkilöstölle tällä hetkellä tarjotaan mielenterveyden ja hyvinvoinnin suhteen
  5. Kerro yrityskulttuurista, ohjeista, arvoista ja säännöistä.
  6. Selitä, miten muutoksia käsitellään ja viestitään koko yritykselle
Nyt olet valmis tekemään suunnitelman edistymistä varten!

III – Toimintasuunnitelma Mielenterveyden ja Hyvinvoinnin Parantamiseksi

Suunnitelma kuntoon!
Nyt kun olet tunnistanut riskit ja selvittänyt nykytilanteen, on muutama tärkeä asia, jotka on vielä tehtävä:
  • Pysy mukana innovaatioissa ja tutki, mitä voidaan parantaa kussakin osa-alueessa ja mitä tehdä kriisin/hätätilanteen sattuessa
  • Tarvittaessa paranna prosesseja (miten henkilöstö saa tietoa nykytilanteesta)
  • Määritä selkeä vastuu. Ilman nimettyä vastuuhenkilöä vastuu voi nopeasti jäädä yhteisten asioiden limboon
  • Aseta aikaraja uusille toteutuksille
  • Seuraa, arvioi ja päivitä säännöllisesti
Ei ole koskaan liian myöhäistä aloittaa mielenterveys- ja hyvinvointiriskien arviointia yrityksessäsi.
Se voi tuntua aluksi pelottavalta, mutta sen ei tarvitse olla.
Aloita siitä, mitä tiedät, ja ota tarvittaessa avuksi ammattilaisia ja kolmansia osapuolia. Älä oleta vastauksia, ole rehellinen ja näe tiimisi mielenterveyden paranevan matkan varrella!
Tunne riskit. Informoi niistä. Ole valmis auttamaan, kun ne tapahtuvat.
Aiheeseen liittyen:

Muuta riskinarviointisi huolenpidon kulttuuriksi.

Riskin tunnistaminen on ensimmäinen askel. Tietäminen, miten se korjataan, on seuraava. Asiantuntijavetämissämme työpajoissa HR:lle ja esimiehille tarjotaan käytännön taidot, joita tarvitaan arvioinnissa havaittujen puutteiden korjaamiseen.

Usein kysytyt kysymykset

Monilla lainkäyttöalueilla työnantajilla on laillinen “hoitovelvollisuus” suojella työntekijöitä sekä fyysisiltä että psyykkisiltä vahingoilta. Vaikka erityiset lait vaihtelevat maittain, dokumentoidut riskinarvioinnit ovat usein pakollisia tietyn kokoisille yrityksille osoittaakseen, että ne tunnistavat ja lieventävät aktiivisesti psykososiaalisia vaaroja, kuten työuupumusta, kiusaamista ja liiallista työtaakkaa.

Riskinarviointi ei ole kertaluonteinen tehtävä; sen tulisi olla “elävä asiakirja.” Vähintään se olisi tarkistettava vuosittain. Sinun tulisi kuitenkin aloittaa uusi arviointi merkittävien organisaatiomuutosten aikana, kuten yritysfuusion, etätyöhön siirtymisen tai työntekijöiden vaihtuvuuden tai sairauspoissaolojen merkittävän lisääntymisen jälkeen.

Sisäiset kyselyt ovat erinomaisia “pulssitarkistuksia” varten, mutta ne kärsivät usein vähäisestä rehellisyydestä, jos työntekijät pelkäävät, että heidän vastauksensa eivät ole oikeasti anonyymeja. Ammattilaisen tekemä arviointi, kuten Siffi-alustan kautta tehdyt, käyttää validoituja psykologisia viitekehyksiä ja kolmannen osapuolen anonyymiyttä saadakseen paljon tarkemman kuvan riskitasoista ilman sisäisten yrityspolitiikkojen aiheuttamaa puolueellisuutta.

Vaikka fyysiset vaarat ovat kotona pienempiä, psykologiset riskit usein lisääntyvät. Yleisimmät piilevät stressitekijät etätiimeissä ovat “hämäriä rajoja” (vaikeus irrottautua), sosiaalinen eristäytyminen ja “digitaalinen kitka” (turhautuminen työkaluihin tai selkeän asynkronisen viestinnän puute).

Tietoa kirjoittajasta

Morgane Oleron

Morgane Oléron

Psykologian sisällöntuottaja Siffissä

Morgane luo myötätuntoista ja mukaansatempaavaa sisältöä, joka tekee mielenterveyskeskusteluista inhimillisempiä ja helpommin lähestyttäviä. Siffissä hän yhdistää tarinankerronnan ja strategian edistääkseen huolenpidon ja yhteyden kulttuuria työpaikalla.