Työpaikan mielenterveyden riskinarviointimalli
Monissa maissa, yrityksesi koosta riippuen, on usein pakollista laatia ja kirjata riskinarviointiprotokolla kaikkeen, mikä liittyy henkilöstön fyysiseen ja henkiseen turvallisuuteen.Vaikka mahdollisten onnettomuuksien listaaminen saattaa vaikuttaa suhteellisen helpolta, henkisen terveyden haasteiden ja niiden laukaisevien tekijöiden arvioiminen voi olla melko hankalaa.Olemme koonneet tämän työpaikan mielenterveysriskien arviointipohjan, joka sisältää alueita ja kysymyksiä, joita voit muokata ja soveltaa omaan tilanteeseesi – näin pääset helposti alkuun! Muista, että jotta tämä toimisi ja olisi merkityksellistä, sinun on oltava mahdollisimman realistinen ja rehellinen listatessasi mahdollisia riskejä ja nykyisiä tilanteita. Tilanteen todellinen ymmärtäminen on ensimmäinen askel kohti muutosta!
I – Tunnista riskit ja mahdolliset stressitekijät
Nämä voivat vaihdella yrityksen tyypin, toimialan, koon ja sen mukaan, onko kyseessä täysin etätyöskentely vai ei. Yleisesti voimme kuitenkin tunnistaa 7 stressitekijän aluetta, joita käsittelemme alla. Kussakin osiossa olemme esittäneet kysymyksiä, joihin voit kirjata vastauksen, olipa se “Kyllä”, “Ei” tai “En ole varma”.1. Ympäristö
Se voi tarkoittaa:- Ergonominen työpiste
- Valo ja ilmanlaatu
- Tilan väljyys
- Melusaaste
- Mukava lämpötila (liian kylmä tai liian lämmin)
- Inklusiivinen suunnittelu (vaikea pääsy liikuntarajoitteisille…)
- Onko fyysisiä vaaroja (melu, lämpötila, kemikaalit jne.)?
- Voidaanko sanoa, että työn fyysisiä ja henkisiä vaatimuksia ei ole otettu huomioon työpaikan suunnittelussa suhteessa työntekijöiden kykyihin?
Jos tiimisi on hybridimalli tai täysin etätyötä tekevä, kysy itseltäsi, millaista tukea yritys tällä hetkellä tarjoaa varmistaakseen, että jokaisella työntekijällä on turvallinen työympäristö kotitoimistossaan. Vaikeaa ajatella laatikon ulkopuolella, kun olet siinä sisällä2. Roolivaatimukset
Se sisältää:- Korkea työkuorma
- Säännölliset ylityöt
- Vaatimukset eivät vastaa työnkuvausta
- Korkea tahti
- Työskentelevätkö työntekijät säännöllisesti tai tilapäisesti korkean paineen alla (kiiretyö, tiukat määräajat)?
- Ovatko työntekijöiden työpäivät säännöllisesti tai tilapäisesti pitkiä?
- Onko työkuorma säännöllisesti tai tilapäisesti erittäin korkea?
- Onko työ yksitoikkoista?
- Voidaanko sanoa, että työntekijät eivät tiedä, mitkä heidän vastuunsa ovat?
- Onko työntekijöille asetettu ristiriitaisia vaatimuksia?
Täyttämättömät odotukset ovat suuria stressitekijöitä3. Kontrolli/hallinta
Asiat kuten:- mikrojohtaminen,
- kuinka paljon vapautta henkilöstöllä on työnsä suorittamisen suhteen
- pullonkaulat
- Aloittavatko uudet työntekijät työskentelyn ilman riittävää perehdytyskoulutusta ja ohjausta?
- Puuttuuko työntekijöiltä mahdollisuus vaikuttaa siihen, miten he työskentelevät?
- Puuttuuko työntekijöiltä mahdollisuus vaikuttaa työnsä sisältöön?
- Puuttuuko työntekijöiltä mahdollisuus suunnitella työskentelyään, tehdä omia päätöksiä ja ottaa vastuuta?
- Ovatko tehtävät niin pirstaleisia, etteivät työntekijät ymmärrä panostaan lopputuotteeseen?
- Onko työaika kiinteä?
Milloin ohjaus muuttuu mikrojohtamiseksi?4. Tuki
Tämä voi tarkoittaa:- verkko- ja offline-resurssit, kuten sovellukset, ensiapuhenkilöstö ja kolmannet osapuolet
- Kannustus ja huomiointi
- ohjelmat ja koulutukset yrityksen sisällä tai ulkopuolisten ammattilaisten kautta
- Tuntevatko työntekijät puutetta sekä positiivisesta että negatiivisesta palautteesta?
- Puuttuuko työntekijöiltä tunnustusta, eikä heitä palkita odotusten ylittämisestä?
- Puuttuuko työntekijöiltä tukea esimiehiltä ja kollegoilta?
Älä koskaan aliarvioi positiivisen palautteen voimaa5. Ihmissuhteet
Tämä tarkoittaa:- Miten ihmiset puhuvat toisilleen,
- olemassa oleva kulttuuri: rituaalit ja perinteet
- miten hyviä ja huonoja käytöksiä käsitellään
- konfliktien hallinta
- Onko työpaikan sosiaalinen ilmapiiri huono?
- Onko yhteistyö työntekijäryhmien (esim. osastojen) välillä huonoa?
- Onko työntekijöiden keskuudessa henkilökohtaisia tai ryhmänsisäisiä konflikteja ?
- Jäävätkö työongelmat ja ongelmat työntekijöiden ja johdon välillä ratkaisematta?
- Onko kilpailu työntekijöiden välillä voimakasta?
- Esiintyykö kiusaamista tai häirintää?
Avoin tila vai juoruilutila?6. Muutos
Tietävätkö sinä ja kollegasi:- Miten muutoksia käsitellään?
- Miten niistä tiedotetaan?
- Onko totta, että työntekijät jäävät vaille tukea muutosten aikana tai kun yrityksen tulevaisuus on epävarma, jotta tyytymättömyyttä vältettäisiin?
7. Muut / henkilökohtaiset
Kaikki, mikä liittyy erityisiin tapauksiin, yksi-yhteen tilanteisiin. Jos kenelläkään on erityistarpeita, jotka saattavat laukaista mielenterveysongelmia…Mitä nyt?
Arvioidaksesi yrityksesi riskitasoja, tarkista, kuinka moni näistä kysymyksistä vastattiin myönteisesti. Suosittelemme vastaamaan näihin kysymyksiin mieluummin tiukasti kuin joustavasti. Tämä auttaa parantamaan tilannetta nopeammin. Yksi tapa arvioida riskiä voisi olla seuraava:- Riskitaso 0: ei yhtään myönteistä vastausta.
- Riskitaso 1: enintään kaksi “KYLLÄ”-vastausta kaikista kysymyksistä yhteensä
- Riskitaso 2: vähintään yksi “KYLLÄ”-vastaus jokaisessa alakategoriassa
- Riskitaso 3: viisi tai useampi “KYLLÄ”-vastaus.
- Määrittele selkeästi työntekijöiden tehtävät, toiminnot ja vastuut.
- Varmista, että riittävät resurssit ovat yleisesti saatavilla, etenkin kysynnän ollessa suurta.
- Järjestä toiminnot ja työnkulku uudelleen pullonkaulojen ja toistuvien suurten työkuormajaksojen välttämiseksi.
- Ilmoita työntekijöille etukäteen tuotantosuunnitelmista ja mahdollisista suurista stressijaksoista.
- Seuraa työkuormaa ja tarkista järjestelmällisesti, miten työntekijät selviävät erittäin suurista fyysisistä ja henkisistä työkuormista.
- Pidä ylityöt minimissä ja sovi tavoista kompensoida erittäin suurten työkuormajaksojen ajalta.
- Varmista, että työntekijöillä on riittävä koulutus ja taidot tehtäviensä suorittamiseen.
- Kannusta työntekijöitä kehittämään taitojaan jatkuvasti.
- Laajenna työntekijöiden tehtäväkuvaa työn monipuolistamiseksi.
- Keskustele työntekijöiden ja heidän edustajiensa kanssa työn organisoinnista, sisällöstä ja määrästä.
- Osoita luottamusta työntekijöihisi delegoimalla vastuuta ja ongelmanratkaisua.
- Seuraa jatkuvasti työntekijöiden tyytyväisyyttä työhönsä.
- Lisää työntekijöiden osallisuuden tunnetta työhönsä korostamalla esimerkiksi heidän työnsä laajempaa vaikutusta ja tuomalla esiin heidän roolinsa ja panoksensa lopputuotteeseen tai palveluun.
- Ota käyttöön joustavat työajat ja perheystävälliset ratkaisut.
- Kehitä ja toteuta toimenpiteitä konfliktien ratkaisemiseksi työpaikalla.
- Pidä kokous, jossa käsitellään työntekijöiden välisiä olemassa olevia ongelmia. Kannusta työntekijöitä löytämään ongelmien syyt ja ratkaisut.
- Tarjoa koulutusta ihmissuhdekonfliktien ratkaisemiseksi. Varmista erityisesti, että esimiehet ovat saaneet tarvittavan koulutuksen ja osaavat johtaa ihmisiä.
- Kehitä ja toteuta kiusaamisen vastainen politiikka.
- Opeta esimiehiä antamaan rakentavaa palautetta sekä kehumaan ja tukemaan alaisia.
- Järjestä asianmukainen perehdytyskoulutus uusille työntekijöille; hyödynnä kokeneita työntekijöitä uusien oppaina, opettajina ja mentoreina.
- Viestitä työntekijöille ja heidän edustajilleen avoimesti ja selkeästi kaikista suunnitelluista muutoksista (mukaan lukien irtisanomiset) ennen muutoksia, niiden aikana ja jälkeen.
- Anna työntekijöiden mahdollisuus keskustella muutoksista ja vaikuttaa niihin.
- Tarjoa irtisanottaville työntekijöille erikoiskoulutusta ja ammatillista neuvontaa heidän tulevaan uraansa liittyen.
II – Arvioi, mitä on jo käytössä (kolmas osapuoli, koulutus..)
Tämä on tilaisuutesi tarkistaa perusteellisesti, mitä yritys on jo ottanut käyttöön ja mitä se tarjoaa työntekijöille näiden riskien seuraamiseksi ja vähentämiseksi.- Listaa yrityksen tekemät toimet työtilojen tai etätyöjärjestelyjen parantamiseksi
- Selitä, mitä on käytössä sen varmistamiseksi, että odotukset vastaavat todellisuutta työkuorman ja johtamisen osalta.
- Kerro, millaista joustavuutta henkilöstöllä on tehtäviensä hoidossa.
- Listaa, millaista tukea henkilöstölle tällä hetkellä tarjotaan mielenterveyden ja hyvinvoinnin edistämiseksi.
- Kerro yrityskulttuurista, ohjeista, arvoista ja säännöistä.
- Selitä, miten muutoksia käsitellään ja viestitään koko yritykselle
III – Toimintasuunnitelma mielenterveyden ja hyvinvoinnin parantamiseksi
Laadi suunnitelma! Nyt kun olet tunnistanut riskit ja selvittänyt nykytilanteen, on vielä muutama tärkeä asia tehtävänä:- Pysy mukana innovaatioissa ja tutki, mitä voidaan parantaa kussakin osa-alueessa ja mitä tehdä kriisin/hätätilanteen sattuessa
- Tarvittaessa paranna prosesseja (miten henkilöstö saa tietoa nykytilanteesta)
- Määritä selkeä vastuu. Ilman nimettyä vastuuhenkilöä vastuu voi nopeasti jäädä epäselväksi.
- Aseta aikaraja uusille toteutuksille
- Seuraa, arvioi ja päivitä säännöllisesti
Ei ole koskaan liian myöhäistä aloittaa mielenterveys- ja hyvinvointiriskien arviointia yrityksessäsi. Se voi tuntua aluksi pelottavalta, mutta sen ei tarvitse olla. Aloita siitä, mitä tiedät, ja ota tarvittaessa avuksi ammattilaisia ja kolmansia osapuolia. Älä oleta vastauksia, ole rehellinen ja näe tiimisi mielenterveyden paranevan matkan varrella! Tunne riskit. Informoi niistä. Ole valmis auttamaan, kun ne tapahtuvat.Usein kysytyt kysymykset
Onko mielenterveysriskin arviointi lakisääteinen?
Monilla lainkäyttöalueilla työnantajilla on laillinen “hoitovelvollisuus” suojella työntekijöitä sekä fyysisiltä että psyykkisiltä vahingoilta. Vaikka erityiset lait vaihtelevat maittain, dokumentoidut riskinarvioinnit ovat usein pakollisia tietyn kokoisille yrityksille osoittaakseen, että ne tunnistavat ja lieventävät aktiivisesti psykososiaalisia vaaroja, kuten työuupumusta, kiusaamista ja liiallista työtaakkaa.
Kuinka usein meidän tulisi päivittää työpaikan mielenterveysriskien arviointi?
Riskiarviointi ei ole kertaluontoinen tehtävä; sen tulisi olla “elävä asiakirja.” Se tulisi tarkistaa vähintään vuosittain. Uusi arviointi tulisi kuitenkin tehdä myös suurten organisaatiomuutosten, kuten fuusion tai etätyöhön siirtymisen, yhteydessä tai työntekijöiden vaihtuvuuden tai sairauspoissaolojen lisääntyessä merkittävästi.
Mikä on ero sisäisen kyselyn ja ammatillisen riskinarvioinnin välillä?
Sisäiset kyselyt sopivat hyvin “pulssin mittaamiseen”, mutta niissä rehellisyys jää usein vähäiseksi, jos työntekijät pelkäävät, etteivät heidän vastauksensa ole todella anonyymejä. Ammattimainen arviointi, kuten Siffi-alustan kautta toteutetut, hyödyntää validoituja psykologisia viitekehyksiä ja kolmannen osapuolen takaamaa anonymiteettiä saadakseen paljon tarkemman kuvan riskitasoista ilman sisäisen yrityspolitiikan aiheuttamaa puolueellisuutta.
Mitkä ovat yleisimmät “piilevät” riskit etätyöympäristöissä?
Vaikka fyysiset riskit ovat kotona vähäisempiä, psykologiset riskit usein lisääntyvät. Yleisimmät etätiimien piilevät stressitekijät ovat “hämärtyneet rajat” (vaikeus irrottautua), sosiaalinen eristäytyminen ja “digitaalinen kitka” (turhautuminen työkalujen käytössä tai selkeän asynkronisen viestinnän puute).
